Cadastrando uma pessoa física

Com a agenda aberta devermos acessar a opção de menu Cadastro -> Pessoa Física ou através do atalho de teclado CTRL + F ou clicando no ícone   para termoa acesso a tela de cadastro de pessoas físicas como pode ser vista na imagem abaixo.

Na tela de cadastro deveremos inicar clicando no botão NOVO localizado na parte inferior esquerda da imagem acima. Feito isso deveremos inserir os dados(nenhum campo é obrigatório porém para termos uma base de dados com maior valor agragado você deverá inserir o maior número de informações possíveis relacionada a uma pessoa.

A partir desse ponto quebraremos a tela de cadastro em várias subtelas onde explicaremos com cuidado todas as informações importantes.

• Grupos: Você pode organizar seus contatos em grupos, como, por exemplo, clientes, representantes, fornecedores, familiares dentro outros. Fique a vontade para inserir quantos grupos você achar necessário. A área de grupos é mostrada na imagem abaixo. Para inserir novos grupos deveremos clicar no botão com o sinal de +. Após inserir os devidos grupos, você pode fazer isso a qualquer momento, escolha o grupo a qual irá pertencer a pessoa que você esta cadastrando nesse momento. A agenda pode ter vários usuários (login e senha) e as pessoas cadastradas na agenda podem ou não ser compartilhadas entre esses usuários a opção padrão é a de compartilhamento e ela pode ser desmarcada através da opção Pessoa Vísivel a Outros Usuários.
  
  

• Organizando as pessoas em grupo você pode, por exemplo, gerar cartas personalizadas, imprimir etiquetas, dentre outras para um mesmo grupo.

• Nome, Data de Nascimento: Neste espaço como mostra a imagem abaixo você poderá inserir um pronome de tratamento para a pessoa além do nome, apelido e data de nascimento. A opção Lembrar Aniversário serve para a agenda filtar essa pessoa na aba de aniversariantes na tela inicial. A opção guia de telefones de emergência serve para deixar essa pessoa acessível através de um clique na tela inicial da agenda.
  
  
  
  

• Contato Direto: Neste espaço você deverá inserir os dados de contato da pessoa que estás cadastrando. Digitando o CEP e teclando ENTER os dados de endereço são preenchidos via WEB caso estejas conectado na web. O campo Enviar Correspondência serve para filtrar as pessoas que terão etiquetas impressas com o seu endereço.
  
  
  
  

A seguir apresentaremos em detalhes as seguintes abas:

1. Dados Adicionais: Nesta aba, conforme imagem abaixo,temos espaços para inserir os campos profissão, nome do local de trabalho, sexo, estado civil, status do cliente, cliente desde, matricula(quando funcionário), data de entrada, data de dispensa, renda e composição da renda. Como já foi comentado nenhum dos campos é obrigatório use o que melhor se adapta as suas necessidades. Os campos, status do cliente, renda desta aba possuim pesquisa direto na tela inicial da agenda.
   
   
2. Dados Bancários: Nesta aba, conforme imagem abaixo, deixamos espaço para o cadastro de algumas informações bancárias relacionado ao cadastro em questão.
   
3. Documentos: Nesta aba, conforme imagem abaixo, você poderá entrar com informações relacionadas a alguns documentos. Você poderá imprimir etiquetas filtrando os contatos pelas informações do campo titulo de eleitor.
4. Observação: Nesta aba, conforme imagem abaixo,você poderá inserir algumas observações importantes sobre a pessoa que esta sendo cadastrada. Qualquer palavra inserida nesta área poderá ser filtrada na tela inicial da agenda.
   
5. Dependentes: Nesta aba, conforme imagem abaixo,você poderá inserir dependentes para a pessoa física que estas a cadastrar. Podemos inserir os seguintes campos para um dependente: grau de dependência(escolha uma opção dentre as disponíveis), nome, data de aniversário, email e telefone. Ao pesquisar a pessoa pelo campo nome na tela incial da agenda os dependentes também são localizados o mesmo acontece quando a pesquisa se faz por data de aniversário. Para excluir um dependente da lista selecione-o e pressione a tecla delete. Para inserir um novo dependente pressione a tecla insert do seu teclado.
   
   
6. Interesse: Nesta aba, conforme imagem abaixo,podemos atrelar o interesse da pessoa que estamos cadastrando em alguns produtos. Basta selecioná-lo da lista. Para inserir novos produtos clique no botão Novo Produto e informe o nome do produto. Para excluir um produto da lista selecione-o e pressione a tecla delete. Podemos na tela inicial da agenda fazer pesquisar onde teremos como resultado todas as pessoas que tenham interesse num determinado produto. Podemos também enviar email a todas as pessoas que tenham interesse num determinado produto quando de uma oferta ou de um lançamento por exemplo.
   
   

7. Arquivos Relacionados: Nesta aba, conforme imagem abaixo,podemos atrelar arquivos a uma determinado contato. Por exemplo, podemos acondicionar dentro do espaço de um contato arquivos relacionados a ele tais como: planilhas excel, documentos, imagens, arquivos binários, enfim, qualquer formato de arquivo. O arquivo ficará salvo dentro da base de dados da agenda de forma compactada. Desta forma a qualquer momento poderemos restaurar esse arquivo novamente.
   

Após todo o cadastro preenchido deveremos clicar no botão CONFIRMAR, conforme imagem abaixo, para efetivamente salvar os dados da pessoa na base de dados da agenda.

Localizando a pessoa na tela inicial

Na imagem abaixo podemos ver a tela inicial da agenda com destaque para a área onde podemos localizar as pessoas físicas e/ou jurídicas já cadastradas na agenda.

As pesquisa de contatos na tela inicial são bem amplas conforme podemos ver na tela abaixo:

A seguir detalharemos cada uma das formas de pesquisa contidas nas referidas abas:

1. Nome: Nesta forma de pesquisa, mostrada na imagem abaixo,você poderá localizar as pessoas pelo nome, ou parte dele, por exemplo, se você tiver localizando Carlos, terá como resultado possível: Carlos Alberto, Antônio Carlos dentre outros. A opção de pesquida começando com localiza as pessoas pela primeira letra de seu nome. A opção nome do grupo localiza todas as pessoas pertencentes ao grupo escolhido e por fim a opção estatus do cliente localiza todas as pessoas de acordo com o status selecionado. Quando a pessoa localizada for um dependente após o nome do dependente e entra () aparecerá o nome do titular.
   
   
2. Aniversário: Nesta forma de pesquisa, mostrada na imagem abaixo,podemos listar todas as pessoas que fazem aniversário num determinado mês. Quando a pessoa localizada for um dependente após o nome do dependente e entra () aparecerá o nome do titular.
   
3. Telefones/Email: Nesta forma de pesquisa, mostrada na imagem abaixo,podemos localizar as pessoas por partes do número do telefone  ou do email. Quando a pessoa localizada for um dependente após o nome do dependente e entra () aparecerá o nome do titular.
   
4. Remuneração: Nesta forma de pesquisa, conforme podemos ver na imagem abaixo, podemos localizar todas as pessoas de acordo com sua remuneração. Podemos pesquisar a partir de um determinado valor de rendimento ou num intervalo de rendimento. Por exemplo, preciso localizar todas as pessoas que estão em minha base de dados que tem um rendimento entre R$1.000,00 e R$2.000,00 seria uma opção de pesquisa válida.
   
   
5. Observação: Nesta forma de pesquisa, conforme podemos ver na imagem abaixo,podemos localizar todas as pessoas que tenham alguma anotação inserida no campo observação que seja igual a palavra, ou parte dela, que estamos localizando.
   
   
6. Interesse: Nesta forma de pesquisa, conforme podemos ver na imagem abaixo, podemos localizar as pessoas que tem interesse num determinado produto. Basta setar os produtos que desejamas pesquisar e clicar no botão Ok para efetivar a pesquisa.
   
   
   
   

Após escolhermos a forma de pesquisar e efetivar a pesquisa clicando no botão OK correspondente teremos, por exemplo, uma tela conforme a imagem abaixo.

Na imagem estamos usando a opção de pesquisa por nome e introduzimos "Carlos A" no campo nome do contato. Cada uma das linhas contém informações sobre um contato. Um duplo clique numa linha nos permitirá visualizar a tela de cadastro da pessoa seleciona.

Selecionando uma linha e clicando com o direito do mouse teremos um menu conforme pode ser visualizado na tela acima. Esse menu oferece algumas funcionalidades como, por exemplo, chamar o software de email padrão(outlook express)  com o email da pessoa no campo de destino da mensagem. Neste menu podemos chamar os cadastros de finanças e hitórico dentro outros.

Cadastro de Histórico

Acionando a opção de cadastro de histórico pelo menu da imagem acima teremos, pelo exemplo, a tela de cadastro de histórico para o contato "Carlos Alberto Phelippe". A imagem da tela de cadastro de histórico é exibida na imagem abaixo.

Nesta tela temos na parte superior a funcionalidade de inserir os históricos, na parte de baixo da imagem acima temos a listagem dos históricos e as possibilidades de impressão/exportação dos mesmos.

O procedimento de cadastro de um histórico é bastante simples, basta informar uma data e no campo texto digitar o conteúdo do histórico, podemos opcionalmente vincular uma imagem (JPG) ao item do histórico que esta sendo inserido. Feito isso deveremos clicar no botão salvar. Com essa opção a entrada do histórico é efetivamente salva na base de dados da agenda e adiconada na listagem conforme pode ser visto na imagem abaixo.

Feito isso seremos questionados se o histórico gerou algum compromisso. Por exemplo, você entrou em contato a pessoa e ela lhe pediu para retornar a conversa numa determinada data. Se ocorrer algo parecido com isso você deverá clicar em sim(YES) e agendar o compromisso. Uma pessoa pode ter um número indeterminado de históricos sempre organizado por datas.

Você pode, por exemplo, clicar na setinha do botão mostrar todos e escolher a opção entre datas e filtrar todas as conversas num determinado intervalo de datas.

Cadastro de Finanças

Acionando a opção de cadastro de finanças pelo menu da imagem acima teremos, pelo exemplo, a tela de cadastro de finanças para o contato "Carlos Alberto Phelippe". A imagem da tela de cadastro de finanças é exibida na imagem abaixo.

Nesta tela podemos cadastrar contas a pagar e/ou a receber de Carlos Alberto Phelippe. O procedimento é bastante simples e intuítivo. Basta escolher o tipo de lançamento a pagar ou a receber inserir as devidas informações e clicar no botão salvar. Clicando na setinha ao lado do botão mês atual e escolhendo a opção entre datas podemos fazer uma filtragem num intervalo de datas podendo ainda optar por listar, no intervalo, as contas de todos os contatos relacionadas ao período.

Cadastro Um Compromisso

O cadastro de compromissos tem como objetivo organizar seus afazeres ao longo do tempo.
Inúmeras formas de repetição de compromissos foram incluídas de forma a simplificar a parte
cadastral poupando-lhe tempo. Para acessar ao formulário de cadastro temos 3 opções: acessar o menu Cadastro -> Compromisso ou pelo atalho de teclado CTRL + O ou clicando no ícone localizado na barra de ferramentas.

Realizando um dos procedimentos relatados acima teremos uma tela de cadastro como a mostrada abaixo.

Nesta tela temos as seguintes opções:

• Compromisso Para: Como a Agenda Permanente é multiusuário é possível cadastrar compromissos para outros usuários da Agenda. Por default a pessoa selecionada nesta opção é a própria pessoa que fez o login na agenda.
• Visibilidade de Compromisso: Neste item podemos setar a visibilidade do compromisso. Por padrão ele é privado porém temos as seguintes possibilidades:
• Privado: apenas a pessoa que cadastrou o compromisso é quem pode vê-lo.
• Público: todas as pessoas podem ver e alterar o compromisso cadasrado com esse nível de visibilidade.
• Público Somente Leitura: todas as pessoas podem ver o compromisso porém, somente o dono do compromisso poderá alterá-lo.
• Apenas 'eu' posso alterar: usando esta opção de visibilidade você poderá cadastrar compromissos para outros usuários da agenda porém o dono do compromisso poderá apenas visualizar o compromisso e o login que cadastrou o compromisso é quem poderá alterá-lo.
• Data: neste campo deveremos informar a data em que o compromisso deverá ser realizado.
• Hora: neste campo deveremos informa a hora em que o compormisso deverá ser realizado.
• Status: neste campo temos três possibilidades a saber(a opção default é não realizado):
• Realizado: deveremos usar essa opção para os compromisso realizados.
• Pendentes: deveremos usar essa opção para os compromisso que por algum motivo ficaram pendentes.
• Não Realizados: deveremos usar essa opção para os compromisso que por algum motivo não foram concluídos.
• Emitir sinal sonoro: deveremos marcar essa campo para que a agenda exiba um som junto com o lembrete do compromisso. Esse som pode ser ajusta para um mp3 de sua escolha. Você poderá configurá-lo através da opção de menu Serviços -> Configurações do Usuário.
• Evento: neste campo você deverá relatar os detalhes do compromisso.
• Contato do Compromisso: neste campo deveremos escolher um contato que deveremos porventura fazer quando da realização do compromisso. Podemos clicar no botão e localizar um contato já cadastrado na agenda.

Preenchidas as informações do compromisso deveremos clicar no botão Confirmar para efetivamente salvar o compromisso escolhendo as formas de repetição do mesmo conforme imagem abaixo:

Podemos optar por repetir ou não repetir um compromisso. Se não desejarmos que o mesmo não se repita basta clicarmos no botão Não Repetir mostrado na parte inferior da janela acima.

Se desejarmos repetir o compromisso temos 4 opções de repetição, a saber: entre datas, a partir de um dia, num mesmo dia por vários meses, num dia num intervalo de meses. A imagem abaixo nos mostra as opções:

• Entre Datas: Na imagem abaixo mostramos o formulário de repetição de compromisso com a opção Entre Datas em destaque. Basta selecionarmos a data inicial (De) e a data final (Até) e ajustarmos a melhor forma de repetição. Por exemplo, toda segunda feira entre os dias 23/03/2010 até 04/04/2010 e tenho que realizar uma determinada tarefa. Para isso basta colocar essas datas e deixar a opção Segunda Feira marcada e clicar no botão Repetir correspondente.
  
• A Partir de: A imagem abaixo nos mostra a opção de repetição de compromissos quando clicamos na opção A Partir de . Usamos essa forma de repetição para quando, por exemplo, precisarmos repetir um compromisso num número de dias seguidos.
  
• Num Mesmo Dia Vários Meses: Na imagem abaixo mostramos a repetição de compromissos com a funcionalidade Num Mesmo Dias Vários Meses acionada. Basta definirmos o durante quanto tempo que o compromisso se repetirá e observar um dos critérios possíveis e clicar no botão Repetir correspondente.
  
• Intervalo de Dias dias ou Meses: Na janela abaixo mostramos a forma de repetição de compromisso quando um intervalo de meses deve ser pulado. Por exemplo, repetir um compromisso a cada 3 meses.
  
  Para efetuarmos esse tipo de repetição deveremos saber o intervalo entre os compromissos(por exemplo a cada 2 meses) e o número de vezes que desejamos repetir o compromisso.
  Uma observação sobre o campo Critério deve ser realizada a fim de ajustarmos da melhor maneira possível a data de realização do compromisso. Feito isso deveremos clicar no botão Repetir para efetivamente repetirmos os compromissos.
  

Consulta de Compromissos

Clicando no botão Consulta da barra de ferramentas da janela de cadastro de compromisso seremos levados a uma janela conforme poderemos ver abaixo.


Nesta janela poderemos pesquisar os compromisso sobre vários aspectos. Vamos descrever as várias formas de pesquisas possíveis.
No campo Filtrando Compromissos Relacionados ao Evento deveremos informar uma palavra qualquer relacionada ao evento do compromisso. Deixando esse campo sem preenchimento todos os eventos serão pesquisados.
No campo Filtrando Compromissos Relacionados ao Contatos deveremos informar o nome do contato definido no campo contato no momento do cadastro do compromisso. Deixando esse campo sem preenchimento tos os eventos serão pesquisados.
No campo Status poderemos filtrar os compromissos. Por exemplo, pesquisarmos apenas os não realizados.

Esses três filtros acima são chaves para a definição do filtro de data. Dentre os filtros de datas podemos escolher entre:
Clicando em qualquer um dos 4 botões definidos acima teremos a janela de pesquisa fechada e a lista de compromissos agendados preenchida conforme é mostrado na imagem abaixo.

Imprimindo Compromissos

Acessando a opção de menu Impressão -> Compromissos poderemos imprimir os compromissos no
formato HTML. A janela de configuração da impressão é mostrada na tela abaixo.

Deveremos configurar as diversas opções e clicar em um dos botões:
        4) Compromissos da Semana Atual.

Com isso um arquivo HTML será gerado e mostrado no seu navegador de internet(browser) padrão conforme imagem abaixo: